Dossiers urgents, notifications incessantes, journées à rallonge… Le quotidien professionnel peut vite devenir épuisant. Cette surcharge mentale effrite la concentration et cela se ressent sur votre productivité. Heureusement, il existe des solutions simples pour mieux gérer son temps et ses efforts, comme la technique pomodoro pour éviter que cette situation ne se produise.
Qu’est-ce que la méthode Pomodoro ?
On sait que se jeter sur plusieurs taches à la fois n’est pas productif. Et cela est d’autant plus vrai lorsque l’on oublie de faire des pauses. Donc pour gagner en efficacité, il est préférable de mieux gérer son temps et ses efforts.
En s’appuyant sur ce constat, Francesco Cirillo a mis au point une technique pour apprendre à mieux gérer son temps de travail. Son nom, Pomodoro, n’a rien de bien scientifique. Il provient tout simplement du minuteur en forme de tomate qui a été utilisée à l’époque pour le mettre au point.
L’idée derrière cette méthode est très simple. On divise son temps de travail en session de 25 minutes environs. Et durant cette période, on reste concentré à 100% sur la tache qu’on effectue. Et chaque session sera séparée par des phases de micro-pauses qui durent 5 minutes environ. Après quatre sessions, on s’accorde une pause plus longue, de 15 à 30 minutes.
Pourquoi est-ce que cela fonctionne ?
On sait que notre capacité de concentration est limitée. En moyenne, notre cerveau peut se focaliser sur une tache pendant 90 minutes, avant que ses pensées ne se dispersent. Et c’est durant les 25 premières minutes que son attention est au maximum.
La technique pomodoro a ainsi été conçue en se basant sur ce constat. Elle s’appuie notamment sur l’idée qu’une approche séquencée du travail permet de gagner en productivité. Et les pauses régulières aident le cerveau à gagner en agilité.
Comme on structure mieux les efforts mentaux, on évite de surcharger le cerveau, ce qui prévient la fatigue cognitive. Et comme on se concentre que sur une seule tâche à la fois, la concentration est optimale.
Enfin, le fait de découper son travail en plusieurs petits blocs, les efforts fournis nous semblent mois importants. En effet, une montagne est plus facile à gravir, quand le trajet est divisé en petites étapes.
Quels sont les bénéfices de la méthode Pomodoro ?
La méthode Pomodoro améliore considérablement la concentration. Comme elle limite les distractions, on peut entrer plus facilement dans un état de travail profond, souvent appelé “deep work”. Et puisqu’on se focalise sur une tache à la fois, notre cerveau a moins de chance de se disperser.
Cette méthode de travail est aussi un puissant levier de motivation. Travailler pendant seulement 25 minutes paraît bien plus accessible qu’affronter une tâche longue et floue. Et comme on sait qu’une pause arrive bientôt, on est bien plus enclin à donner le meilleur de soi pendant l’effort. La pause fait alors ici office de récompense mentale.
Enfin, la technique pomodoro nous aide à mieux gérer notre énergie mentale. Comme on effectue fréquemment des pauses, on évite la surcharge cognitive et on reste performant tout au long de la journée. Et puisque l’on sait que les efforts ne seront pas trop longs, on a moins tendance à procrastiner et à multiplier les distractions.
Qu’en est-il de ses limites ?
Comme toutes les solutions d’organisation du travail, la technique pomodoro présente quelques limites. Par exemple, elle ne convient pas à toutes les situations. Lorsque l’on effectue certaines activités créatives ou intellectuelles, le découpage en session peut couper notre élan et nous empêche d’entrer dans un état de “flow”.
Cette méthode s’avère également être compliquée à mettre en pratique dans des environnements très sollicitants ou bien lorsque le rythme de travail est irrégulier. Il est difficile de suivre un cycle Pomodoro si un collègue nous interrompt à tout bout de champ ou quand les réunions s’enchainent.
Enfin, il faut aussi faire attention à la tentation de suivre la méthode au pied de la lettre. Certaines personnes peuvent se sentir coupables si elles ne respectent pas chaque cycle ou chaque pause. Or, le pomodoro doit rester un outil souple. L’objectif n’est pas d’être parfaite, mais de se sentir mieux dans son organisation.
Comment intégrer la technique pomodoro à son quotidien ?
Afin de profiter des avantages de la technique pomodoro pour organiser votre travail, vous aurez besoin d’un minuteur ou d’une application smartphone qui peut assurer cette fonction. Il vous suffit ensuite d’organiser vos sessions en préparant votre to-do list puis à vous mettre au travail. À chaque fois que l minuteur sonne, vous prenez une courte pause et vous vous remettez ensuite au travail.
La grande force du Pomodoro, c’est sa flexibilité. Il n’est pas nécessaire de suivre strictement les 25 minutes. Certaines personnes préfèrent des sessions plus longues, de 40 ou 50 minutes. D’autres, en période de baisse d’énergie ou pendant le syndrome prémenstruel, auront besoin de cycles plus courts. L’essentiel est d’écouter son corps et son niveau de concentration.Les pauses sont des moments précieux. Cinq minutes suffisent pour marcher, respirer profondément, s’étirer ou même faire une courte méditation. Les pauses longues, elles, offrent l’occasion de vraiment recharger ses batteries. Vous pouvez ainsi en profiter pour faire une sieste, une sortie à l’air libre ou un encas sain.
