Devoir gérer une multitude de tâches au quotidien fini par entraver notre motivation. Et si vous essayez la règle des 2 minutes ? Cette méthode d’organisation peut bouleverser votre quotidien et vous aider à gagner en productivité en changeant votre rapport avec vos tâches quotidiennes.
Qu’est-ce que la règle des 2 minutes ?
La règle des 2 minutes est aussi bien une technique d’organisation qu’une stratégie de gestion du temps. Cette méthode a été inventée en 1990 par David Allen et popularisee dans les 2000 dans son livre “Getting Things Done”.
Cette règle s’appuie sur un principe très simple. Si une tâche peut être réalisée en moins de deux minutes, il faut la faire immédiatement. Elle invite ainsi à ne pas repousser les micro-tâches qui ne vont faire que gonfler notre to-do list, comme le fait de répondre à un mail, ranger un dossier ou passer un appel.
Si cette méthode fonctionne si bien, c’est parce qu’elle nous invite à passer à l’action et que l’on évite d’encombrer notre cerveau avec une multitude de tâches en attente. En effet, accumuler des “choses à faire” crée inutilement une surcharge mentale et freine notre productivité. Réaliser tout de suite les micro-tâches libère tout autant du temps que de l’énergie mentale.
Quels sont les bénéfices de la règle des 2 minutes ?
L’un des principaux avantages de la règle des 2 minutes provient du fait qu’on peut l’appliquer aussi bien dans la vie professionnelle que dans la vie quotidienne. On ne doit donc pas le voir uniquement comme un outil de gestion du temps, mais aussi comme une approche qui simplifie notre quotidien.
On sait qu’initier une action est toujours difficile. Or, en suivant cette méthode, on élimine petit à petit les freins qui nous retiennent, afin d’agir immédiatement. Et cela provoque un effet boule de neige. chaque micro-tâche accomplie apporte une dose de satisfaction immédiate. Cela booste la motivation et nous incite à préserver cette dynamique.
De plus, en mettant en pratique la règle des 2 minutes, on peut réellement gagner en productivité. En agissant sans attendre, on se libère du temps pour se concentrer sur les tâches qui comptent vraiment. Cela permet aussi d’éliminer le stress et l’anxiété qui sont dus à l’accumulation de ces petits riens, et qui finissent par nous oppresser.
Enfin, en adoptant la règle des 2 minutes, on parvient à mieux gérer son temps de travail. Comme on ne procrastine plus sur les petites choses, on évite que leur accumulation, car cela peut vite devenir ingérable. On apprend aussi à diviser les projets complexes en des successions plus petites étapes, que l’on peut aborder plus aisément.
Comment appliquer la règle des 2 minutes au quotidien ?
Cette méthode d’organisation est étonnamment facile à mettre en pratique. Cependant, au début, il peut arriver que vous vous sentiez un peu perdu. En effet, vous vous rendrez vite compte qu’on ne peut pas accomplir toutes les tâches en 2 minutes, même celles qui paraissent être les plus simples.
Ainsi, pour en tirer le meilleur parti, il faut apprendre à identifier les taches qui méritent votre attention. Cela peut être l’envoi d’un e-mail, du rangement de son espace de travail ou encore du tri de son courriel. Accomplissez ces tâches dès qu’elles vous viennent à l’esprit, même si cela peut vous sembler aléatoire comme mode d’organisation.
Attention, il est important de ne pas perdre de vue ses priorités. La règle des 2 minutes est un outil, pas une fin en soi. Il ne faut pas tomber dans le piège de remplir sa journée uniquement de micro-tâches et oublier l’essentiel. Le but est ici de libérer suffisamment de temps et d’énergie pour que vous puissiez vous concentrer sur des projets plus important dans la journée.
Cette approche permet d’ailleurs d’amorcer des projets ambitieux, en vous empêchant de procrastiner. Il vous suffit pour cela de diviser le projet en cours par une succession de petites étapes que vous allez ensuite hiérarchiser. Vous pourrez ainsi commencer à travailler sur une tache puis sur une autre, en évitant de faire plusieurs choses en même temps.
Nos conseils pour utiliser efficacement la règle des 2 minutes
Pour que la méthode reste efficace, il est essentiel de rester flexible. Parfois, une tâche peut prendre trois ou quatre minutes, mais si elle est rapide et libératrice, mieux vaut la faire immédiatement.
Il faut aussi savoir se protéger des distractions. Répondre à un message ne doit pas devenir un prétexte pour dériver vers les réseaux sociaux. Il faut savoir se focaliser sur la réussite de ses objectifs. Et si on ressent un peu de fatigue, on peut très bien prendre une petite pause.
Et pour gagner en productivité, on peut coupler la règle des 2 minutes à d’autres méthodes de gestion du temps. Par exemple, on peut l’intégrer à un cycle Pomodoro ou l’utiliser pour clarifier la matrice d’Eisenhower.
Enfin, il est important d’accepter l’imparfait. Toutes les micro-tâches ne seront pas réalisées parfaitement. Ce n’est pas l’objectif. L’essentiel est d’avancer, de se libérer et de progresser chaque jour.
