On peut tous ressentir cette sensation d’avoir la tête sous l’eau. Or, le sentiment d’être débordé est une des principales sources de stress et de mal-être au travail. Heureusement, avec une bonne organisation, on peut retrouver un équilibre. Nous vous proposons ainsi 7 conseils pour mieux organiser votre travail et alléger votre charge mental au quotidien.
1. Faire le tri et hiérarchiser ses tâches
Au travail, on doit prendre en charge plusieurs taches. Cependant, elles n’ont pas toutes la même importance. Certaines sont urgentes, d’autres peuvent attendre. Pour mieux s’organiser, il faut donc commencer par différencier ce qui est prioritaire de ce qui peut être reporté.
En effet, on commet tous la même erreur. On effectue en priorité les tâches qui nous prennent le moins d’énergie. Et au bout du compte, en fin de journée, les tâches essentielles finissent par s’accumuler, ce qui nous empêche d’atteindre nos objectifs.
Il faut donc apprendre à se concentrer en priorité sur l’essentiel, et éviter de disperser son énergie. Et cela passe par un tri des taches prioritaires que l’on doit accomplir dans la journée. Une fois qu’on les a terminées, la journée est déjà une réussite.
2. Planifier intelligemment son temps
Qui dit organiser son temps de travail, dit planification efficace, car cela permet d’éviter l’improvisation. Un planning clair aide à structurer ses journées et à mieux anticiper les imprévus.
Pour y parvenir, La to-do list est un outil indispensable. Elle permet de noter toutes les tâches à réaliser et d’éviter les oublis. Pour qu’elle soit efficace, il est préférable de la rédiger chaque matin ou la veille.
Classer ses tâches par catégories permet d’optimiser le temps. Il est utile d’attribuer un code couleur aux tâches urgentes, importantes ou secondaires. Il est également préférable de ne pas surcharger sa liste. Se limiter à cinq ou sept tâches principales par jour permet d’éviter la frustration de ne pas tout terminer.
3. Apprendre à dire non et fixer ses limites
Accepter trop de demandes peut rapidement mener à la surcharge. Il est important de savoir poser des limites et de ne pas hésiter à dire non lorsque cela est nécessaire. Une communication assertive avec les collègues et les supérieurs aide à préserver son temps et son énergie.
En effet, Refuser une tâche ne signifie pas être désagréable. Cela montre même que l’on sait fixer ses ordres de priorités. Et pour cela, vous pour apprendre à dire non, mais avec politesse, vous pouvez essayer la technique du disque rayé. Il suffit de répéter calmement son refus sans se justifier excessivement.
Le multitasking est aussi une mauvaise idée. Mener plusieurs tâches de front donne une fausse impression d’efficacité. Mais en réalité cela reduit la concentration et la qualité du travail.
4. Organiser son espace de travail pour plus de sérénité
Un bureau encombré génère du stress et nuit à la concentration. Cela éparpille notre attention inutilement et provoque en nous un sentiment de confusion et de perte de contrôle. Ranger régulièrement son espace de travail permet ainsi d’être plus efficace et serein.
On vous conseille ainsi de vous tourner vers une organisation minimaliste de votre espace de travail, ce qui permet de se concentrer sur l’essentiel. Pour cela, faites en sorte de n’avoir que l’essentiel à portée de main, et préparez des espaces de rangements pour éviter que des stylos ou des papiers ne traînent sur votre bureau.
En fin de journée, il faut prendre quelques minutes pour remettre de l’ordre. Cela permet de commencer sa journée suivant dans de bonnes conditions. Enfin, il ne faut pas négliger l’importance de son environnement de travail. Un bon éclairage, un siège ergonomique et une décoration apaisante aident à gagner en productivité.
5. Faire des pauses et savoir se déconnecter
Cela peut paraitre contre-productif, surtout en période de gros rush. Pourtant, il est important de savoir se déconnecter de son travail momentanément, et de prendre un peu de temps pour soi. On peut ainsi prendre un peu de recul sur son travail et ainsi remettre ses idées au clair.
En effet, les pauses sont essentielles pour maintenir un bon niveau de concentration. Travailler sans interruption fatigue le cerveau et réduit la productivité. Et pour préserver sa productivité, on peut se servir de la technique Pomodoro. Elle consiste à alterner 25 minutes de travail intense avec 5 minutes de pause.
Et pour éviter d’être submergé par la pression, vous pouvez prendre de l’air en extérieur, faire un peu de marche ou pratiquer des techniques de respiration profonde. Dans tous les cas, il faut fixer des horaires clairs pour éviter de prolonger sa journée de travail inutilement.
6. Se fixer des objectifs motivants et réalistes
Lorsque l’on fait face à une grosse charge de travail, on a tendance à repousser les tâches les plus importantes afin de prioriser celles que l’on trouve gratifiantes. Et pour éviter de trop procrastiner, il faut savoir se fixer des objectifs clairs et motivants.
Cela permet en effet de rester engagé et concentré sur son travail, tout en préservant sa motivation. De plus, en divisant un grand objectif en paliers réalisables, on est en mesure d’évaluer ses progrès. Chaque petite victoire devient alors une source de motivation pour continuer à avancer.
Afin de maintenir une dynamique positive au travail, on peut s’orienter vers la methodes SMART. Elle consiste a fractionner un grands projets en plusieurs objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.
7. Adopter des routines énergisantes
Savoir organiser son travail, c’est une chose. Mais si on souhaite vraiment être productif, il faut aussi prendre certaines habitudes au quotidien pour préserver son état de forme et maintenir un bon niveau d’énergie au quotidien. Cela passe notamment par une bonne nuit de sommeil et une bonne alimentation.
Bien dormir est la clé d’une journée productive. Il faut surtout se coucher et se lever a des heures régulières pour mieux gérer son energie. Et au réveil, il faut mettre en place une routine matinale dynamisante pour bien démarrer sa journée. Cela peut passer par un peu de lecture, une petite séance de sport ou une séance de méditation.
L’alimentation joue aussi un rôle important. Il faut prendre des repas équilibrés et s’hydrater régulièrement permet d’éviter les coups de fatigue. Et une fois au bureau, il faut bouger régulièrement, en faisant par exemple des séances d’étirements, pour maintenir son niveau de concentration.
